Dette er en funksjon som øker og opprettholder interessen for våre verdier og selskapets integritet. Generelt tror jeg vår måte å avdekke klager og bekymringer på fungerer bra. Det er ikke for få saker som meldes – og heller ikke for mange, sier Roy.
Dekker Hydros direktiv “Vårt etiske ansvar”
Varsling handler om mye mer enn å avdekke bedrageri. Det omfatter en rekke områder, så som interessekonflikter, diskriminering, trakassering, vold på arbeidsplassen og rapporteringspraksis – og dekker hele direktivet ”Vårt etiske ansvar.”
− En av våre utfordringer er å sikre at de ansatte forstår formålet med denne funksjonen – og at vi tar passende høyde for ulik politisk historie og bakgrunn i ulike land når det gjelder å snakke åpent og med tillit, sier Roy.
To ganger i året orienterer lederen for internrevisjonen for konsernledelsen om bruken av varslingskanalen i Hydro. Anonymiteten sikres i det enkelte tilfelle når det er ønsket. I henhold til direktivet har lederen for internrevisjonen også mulighet til å rapportere klager og bekymringer direkte til styrets revisjonskomité. Dette systemet gir internrevisjonens leder tilstrekkelig uavhengighet til å fylle sin rolle.
En rekke kanaler
Internrevisjonen mottar bekymringer og klager gjennom selskapets varslingskanal (intranettet), på telefon eller faks, og gjennom Hydros personalavdeling. I 2007 fikk internrevisjonen 18 nye saker, det samme antallet som året før og fire flere enn i 2005.
Det ble brukt mer enn 1.500 arbeidstimer internt for å følge opp sakene i 2007. I tillegg ble det gitt ekstern bistand fra juridiske rådgivere og revisjonseksperter. Noen av undersøkelsene førte til disiplinærtiltak, og noen få ansatte ble til slutt avskjediget.
− I motsetning til hva mange frykter, risikerer varslere slett ikke å miste jobben eller ødelegge karrieren, hevder Roy. Hver sak undersøkes med all nødvendig forsiktighet for å beskytte vitner.
Sju av fjorårets 18 nye saker ble rapportert anonymt, og sakene ble registrert i en rekke ulike kategorier. Fem gjaldt integritet og to regnskap. Siden varslingskanalen ble etablert i 2003, er 60 prosent av de rapporterte tilfellene knyttet til aktiviteter i Norge, mens resten kommer fra Amerika, Europa og andre deler av verden.
Bevarer fortroligheten
− Hver av sakene får mye oppmerksomhet, og vi mottar dem på en rekke ulike språk. Når vi mottaren ny sak, setter tre personer seg ned for å diskutere det. Vi vil deretter kontakte gjeldende ledelsesnivå og sørge for at vi involverer de rette personene i prosessen for å få bedre forståelse for fakta. Normalt vil det ta to uker eller mer å undersøke og bekrefte alvorsgraden i hvert tilfelle, sier Roy.
− Ikke alle henvendelser fører til negative konklusjoner…?”
− Nei, absolutt ikke! Noen er basert på misforståelser eller feiltolkninger. Det er alltid nødvendig å kjenne sammenhengen en sak oppstår i, og i noen tilfeller kan sammenhengen være avgjørende, sier Daniel Roy.
