Controles e procedimentos financeiros

Estrutura financeira e modelo de controle da Hydro

Nossa estrutura de Controle Interno sobre a Divulgação Financeira (ICFR) foi concebida principalmente para fornecer segurança razoável à nossa administração e ao Conselho de Administração em relação à preparação e apresentação adequada de nossas Demonstrações Financeiras. Estabelecemos nossa estrutura abrangente de ICFR em 2006 e continuamos a mantê-la com base nos princípios da estrutura integrada de controle interno do Comitê de Organizações Patrocinadoras da Comissão Treadway (COSO).

Os cinco princípios inter-relacionados do COSO são:

1. Ambiente de controle
2. Avaliação de risco
3. Atividades de controle
4. Informação e Comunicação
5. Monitoramento

• O ambiente de controle é a base e reflete o tom definido pela alta administração, sua atitude geral, consciência e ações.
• A avaliação de riscos envolve a identificação e análise dos riscos relevantes para a consecução dos objetivos, os quais servem de base para determinar a forma como os riscos devem ser geridos.
• As atividades de controle são as atividades executadas com o objetivo de mitigar os riscos avaliados.
• A informação e a comunicação apoiam a identificação, a recolha e a troca de informações de forma atempada para a implementação de ações corretivas.
  
• As atividades de monitoramento avaliam a eficácia e a eficiência da estrutura de Controle Interno sobre Relatórios Financeiros (ICFR).

O ambiente de controle geral da Hydro relevante para os relatórios financeiros é abrangido pelos "Controles Abrangentes da Hydro (HWC)". Os HWC refletem o tom estabelecido pela alta administração, as atitudes comuns da administração e dos funcionários, a ética, os valores e a competência.

Nosso modelo de Controle Interno sobre Relatórios Financeiros (ICFR) é implementado por meio de uma abordagem de cima para baixo e baseada em riscos. Portanto, enfatizamos particularmente quatro áreas de maior risco:

1. Riscos de Relatórios Financeiros da Hidro
2. Riscos de fraude
3. Riscos gerais de informática
4. Riscos de fechamento financeiro

Os controles relacionados a essas áreas estão integrados ao ambiente de controle geral da Hydro – HWC, conforme ilustrado abaixo.

Exemplos de programas e controles primários para cada área de foco:

Controles Hidrográficos Abrangentes (HWC): Via navegável, Documentos de orientação, Código de conduta, Canal de denúncias, Pesquisa anual de autoavaliação do HWC.

Hydro Financial Reporting Risks (HFRR): Avaliação anual dos riscos mais críticos em relatórios financeiros, incluindo fraude.

O Programa Antifraude consiste na Segregação de Funções, Autorização e outros controles obrigatórios/abrangentes para prevenir atividades fraudulentas.

Os controles de fechamento financeiro abrangem o processo de elaboração de relatórios financeiros e a revisão gerencial das demonstrações financeiras.

Controles Gerais de Computador (GCC): Controles para administração de acesso, operação e gerenciamento de mudanças de sistemas de TI.

Processo ICFR da Hydro

O processo anual de ICFR (Controle Interno sobre Relatórios Financeiros) da Hydro consiste nas seguintes atividades:

• Avaliação anual de riscos
  • Avaliação dos riscos mais críticos para a informação financeira (HFRR, na sigla em inglês), que representam um risco elevado para a fiabilidade da informação financeira.
• Atualização do projeto de riscos e controles
  • Análise das mudanças que impactam o ambiente de ICFR (Controles Internos sobre Relatórios Financeiros) para identificar riscos e controles novos e/ou alterados.
• Testando
  • Avaliar a eficácia operacional dos controles.
• Tratamento de deficiências
  • As deficiências são constatadas quando são identificadas fragilidades nos controles internos.
  • Nosso objetivo é sanar todas as deficiências identificadas em tempo hábil; as deficiências não totalmente resolvidas são avaliadas quanto ao seu impacto nas demonstrações financeiras, se houver.
• Certificação Anual
  • Anualmente, a gestão em diferentes níveis da organização é solicitada a certificar que os controles internos necessários sobre os relatórios financeiros estão implementados e funcionando de forma eficaz.

Monitoramento

O monitoramento é um processo dinâmico e opera por meio do Processo de Controle Interno sobre a Divulgação Financeira (ICFR), conforme descrito acima. Com base nas atividades de monitoramento realizadas, um relatório de status é apresentado ao comitê de divulgação trimestralmente.

O comitê de divulgação é parte integrante dos controles e procedimentos de divulgação da Hydro e avalia as iniciativas de conformidade da Hydro relacionadas ao Controle Interno sobre Relatórios Financeiros (ICFR). O comitê de divulgação apresenta trimestralmente um resumo de suas atividades ao Comitê de Auditoria. Por meio dos relatórios do comitê de divulgação e da Auditoria Interna, o Comitê de Auditoria desempenha um papel ativo para garantir o funcionamento da estrutura do ICFR.